Если компания приняла решение работать, используя электронный документооборот, значит руководство оценило все преимущества автоматизации процесса работы с документами. Это и сокращение расходных материалов, снижение затрат на содержание штата сотрудников — «человеческий фактор» будет минимальным, увеличивается скорость передачи и обмена информацией.
Но, не все компании имеют четкое представление о том, с чего начать и какие «подводные камни» попадутся им на этом пути. Перейти на электронный документооборот, компания сможет самостоятельно, что значительно сократит расходы.
Электронный документооборот
Итак, какие шаги надо сделать, чтобы переход от бумажных носителей на цифру прошло ровно и быстро:
- Провести анализ ведения документооборота в компании:
Сюда входит проведение ревизии, уже существующего, документооборота, движение документов между контрагентами и иными структурами, текущие способы создания документации внутри компании, порядок регистрации входящей и исходящей информации, какой документооборот должен стать электронным в первую очередь. Важно изучить ведение и создание документов, согласно стандартам законодательства РФ, требования к хранению.
Данная работа необходима для определения того, какое программное обеспечение подойдет для компании. Это может быть веб-версия — наиболее доступный путь перехода на электронный документооборот. Он не влияет на иное программное обеспечение, имеющееся в компании. Компания вносит оплату только за отправленные документы.
Это оптимальный вариант для компаний с минимальным трафиком (не более ста документов в месяц и минимальным количеством партнеров). Или интеграция – программное обеспечение, при котором сотрудники имеют возможность работать по принципу «единое окно».
Большинство компаний, занимающиеся разработкой программным обеспечением, учитывают индивидуальные требования компаний-заказчиком и вносят необходимые корректировки.
- Необходимо создать регламенты работы с документов, должностные инструкции, для установления зон ответственности между исполнителями и порядка взаимодействия между ними, разграничить доступы. Немаловажно предусмотреть регламенты для охраны и системы безопасности.
- Начать работу в режиме электронного документооборота можно поэтапно. Сначала по типу документов: приказов, распоряжений, контрактов и договоров. Далее по подразделениям — кадры, бухгалтерия и так далее во всей компании.
Важно получить сертификаты электронных цифровых подписей для ответственных лиц, имеющих полномочия подписывать документы.
- С самого начала работы на электронном документообороте, необходимо создание электронного архива. Создать электронный архив можно сразу, как только приняли решение применить в работе электронный документооборот.
- Необходимо привлечь своих контрагентов к сотрудничеству в режиме электронного документооборота. Это очень полезно и выгодно при сотрудничестве, повысит скорости обмена информацией, документами и ускорит окупаемость расходов от внедрения программного обеспечения системы электронного документооборота.
Трудности при работе с электронными документами
Удобство, мобильность и экономичность работы электронного документооборота, имеет и некоторые трудности и ограничения. Их немного, но о них, также, надо знать и предусмотреть, планируя переход на новый способ коммуникации.
Как уже упоминалось, работа с контрагентами, в режиме электронного документооборота, возможна, если они тоже работают в этом режиме и взаимодействуют с компанией-партнером. Если партнеры не захотят переходить на электронный документооборот, вам придется вернуться к бумажным носителям. Или партнер уже пользуется услугами другого оператора. В этой ситуации необходима опция − поддержка роуминга.
Технически можно настроить документооборот, если между операторами имеется роуминговое соглашение. Если такое соглашение есть, оператор настроит документооборот с нужным контрагентом. Важно знать, что обмен документов без оператора запрещен законом. Именно оператор наделен полномочиями, в случае необходимости, подтвердить факт выставления или получения электронных документов. Также оператор отвечает за доставку и целостность электронного документа.
Некоторые финансовые документы имеют строгие сроки для передачи и определенные сроки архивного хранения. Есть документы, которые должны предоставляться и храниться только на бумажном носителе. Например, бухгалтерская отчетность, где должны стоять оригинальные подписи или юридические документы, предъявляемые в судебные органы и при различных проверках и ревизиях.
Для крупных компаний, деятельность которых сопряжена с продуктом, являющимся коммерческой тайной, при переходе на электронный документооборот, должна быть обеспечена полная безопасность хранения подобной информации.
Четко обдуманный переход на электронный документооборот обеспечит не только качество и скорость обмена информацией, но и сократит время окупаемости затрат на установку программного обеспечения системы электронного документооборота.
Михайлова Анна,
Консорциум Кодекс