Большинство предпринимателей и бизнесменов понимают, что архив бумаг в компании очень важен. Но мало кто без предварительной подготовки понимает, как должен быть организован архив и на что нужно обратить внимание при его создании. Попробуем разобраться.

Внеофисное хранение или архив в компании

Прежде всего, необходимо ответить на базовый, основополагающий вопрос: какого типа архивное хранение документов и дел вы выберете. Всего их два:

• внеофисное хранение, когда документы помещают в специально созданные помещения, которые обслуживаются профессиональными архивариусами;
• офисное хранение, когда под архив отводится одно из помещений компании, а его обслуживанием занимаются ее сотрудники.

Это два принципиально разных подхода, которые требуют разного количества сил, энергии, средств и времени на подготовку. Если вы выберете внеофисное хранение, то по сути больше беспокоиться ни о чем не стоит: за вас все сделают сотрудники хранилища. Они проведут архивную обработку, подготовят бумаги к размещению в архиве и сделают все, чтобы в дальнейшем поддерживать их в полном порядке.

Если же вы решили справляться своими силами, то вам придется подготовиться еще.

Работа с бумагами

При создании архива первым делом требуется провести архивную обработку документов. Для этого нужно тщательно изучить законодательство и разобраться, какие документы нужно хранить, а какие необязательно, и каков срок хранения тех или иных бумаг.

Затем нужно провести отбор и сортировку: выбрать то, что должно храниться, отделить то, от чего нужно избавиться и приступить к группировке. Для этого нужно определиться с тем, на какие группы будут разделены все бумаги (обычно делят по типу и сроку хранения). А затем — физически формировать папки и дела, параллельно обязательно создавая каталог и — желательно — электронный архив: документы сканируют.

При желании этот этап можно доверить профессионалам, их помощь существенно ускорит и упростит процесс.

Подготовка хранилища

Следующий важный шаг — подготовка помещения, в котором будет располагаться хранилище. Для начала нужно выбрать его. Это должно быть чистое, сухое, прохладное место, в котором не проходят никакие открытые коммуникации и соблюдаются все требования пожарной безопасности. Оно должно быть надежно защищено от проникновения посторонних, желательно, чтобы в нем не было окон, иначе бумаги будут выгорать на свету. А также важно проследить, чтобы там не водились никакие насекомые и, тем более, грызуны.

В профессиональных архивохранилищах за температурно-влажностным и световым режимами, а также за охранной и пожарной сигнализацией и системой пожаротушения следят специальные, высокоинтеллектуальные системы. Поэтому добиться такого уровня в обычном офисе практически невозможно. Но все же нужно стремиться к этому.

Следующий шаг — оснащение помещение стеллажами и другими приспособлениями для хранения. Мебель стоит выбирать металлическую, чтобы в ней не заводились жучки. А для размещения папок заказывать специальные коробки с крышкой, которые защитят содержимое от света и пыли.